Reglamentos
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE RECREACION DEL FONDO DE EMPLEADOS DE COOPIDROGAS “FECOPI”
POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE RECREACIÓN
La Junta Directiva en uso de sus facultades legales y estatutarias y
C O N S I D E R A N D O:
Que es fundamental reglamentar las actividades del Comité de Recreación de acuerdo con la Ley 454 de 1998 y sus normas reglamentarias,
RESUELVE
PRIMERO: Que uno de los objetivos del Fondo es promover el desarrollo integral del Asociado y su grupo familiar.
SEGUNDO: Que la labor del Fondo exige que el Comité de Recreación defina, planee, organice y desarrolle en forma adecuada, las actividades sociales, turísticas, culturales y deportivas, bajo una reglamentación especial.
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1º. Adóptese el presente reglamento para regular el servicio del Comité de Recreación del Fondo de Empleados y el funcionamiento del órgano que tiene a su cargo la coordinación programación, ejecución y evaluación de las actividades de recreación, deporte, bienestar, integración y turismo para promover el sano esparcimiento del asociado y su familia.
DEL COMITÉ RECREACIÓN
ARTICULO 2º. Para la organización, coordinación, realización y evaluación del servicio de bienestar social que presta el Fondo, existe un Comité de Recreación, dependiente de la Junta Directiva que ejercerá sus funciones dentro del marco previsto en el presente reglamento.
ARTÍCULO 3º. El Comité Recreación estará compuesto por cinco (5) integrantes que la Junta Directiva disponga, los cuales obrarán por periodos de dos años, sin perjuicio de que sus integrantes puedan ser removidos libremente en forma discrecional o por justa causa por el citado órgano, antes del vencimiento del periodo para el cual fueron nombrados y sin perjuicio de ser reelegidos.
ARTICULO 4º. Para ser integrante del Comité de Recreación se requiere contar con los siguientes requisitos:
a) Ser asociado hábil
b) Tener una antigüedad no inferior a dos (2) años como asociado.
c) No estar incurso en incompatibilidades establecidas por la ley o el estatuto y no haber sido sancionado en los últimos dos años.
d) Tener conocimientos y experiencia en las diferentes actividades programadas por el Comité y mostrar interés por su organización y buen desarrollo.
e) Comprometerse a disponer del tiempo necesario para concurrir a las reuniones del comité que se llevarán a cabo cuantas veces sea necesario de acuerdo a las actividades programadas.
f) Comprometerse para asistir a las actividades adicionales y práctica de visitas que se establecen dentro del desarrollo de las actividades del comité.
ARTÍCULO 5º. Una vez integrado el Comité, éste se reunirá por derecho propio, el Coordinador será un integrante de la Junta Directiva, quien presidirá las sesiones del Comité y representará formalmente a éste dentro de sus relaciones tanto internas como externas. En la primera reunión se nombrará un(a) Secretario(a).
ARTICULO 6º. De toda reunión del Comité de Recreación se levantará un acta en la que consten los puntos tratados y las decisiones adoptadas, la cual será firmada por el Coordinador y el Secretario del mismo, y aprobada por los integrantes que se encuentren presentes en la sesión donde se da lectura a ella.
ARTICULO 7º. Constituirá cuórum para deliberar y adoptar decisiones la presencia de más del cincuenta por ciento (50%) de los miembros del citado Comité, es decir con la presencia de 3 integrantes.
ARTICULO 8º. El Comité de Recreación podrá integrar comisiones de trabajo y coordinará el servicio de bienestar social con las Asistentes de Gestión Humana de Coopidrogas; así como con los Delegados a las Asamblea General de Fecopi, en las diferentes Sedes Regionales de la Cooperativa.
ARTICULO 9º. Son funciones del Comité de Recreación:
a) Elaborar su propio reglamento, así como sus modificaciones para someterlas a aprobación de la Junta Directiva.
b) Estudiar y analizar las necesidades de los asociados en materia recreativa, deportiva, bienestar y de turismo.
c) Elaborar planes y programas de recreación, bienestar, integración y de turismo, para someterlos a aprobación de la Junta Directiva.
d) Coordinar en conjunto con los funcionarios representantes de la Administración las diversas actividades programadas, ejecutar las que le correspondan y velar porque se lleven a cabo en la debida forma.
e) Coordinar la prestación del servicio de bienestar social con las Asistentes de Gestión Humana de Coopidrogas y los Delegados a la Asamblea General en las diferentes Sedes de la Cooperativa.
f) Efectuar visitas de reconocimiento a aquellos lugares en donde se proyecte adelantar la prestación de los servicios de bienestar social.
g) Evaluar permanentemente las actividades programadas e informar a la Junta Directiva sobre la ejecución de las mismas.
h) Elaborar el informe anual de actividades con destino a la Junta Directiva.
i) Planear el orden del día de los eventos y hacerlo cumplir a cabalidad.
j) Analizar y asignar el valor económico que asumirán los asociados por participación en las diferentes actividades.
k) Analizar y evaluar las excusas y sanciones por inasistencia a cualquier actividad.
l) El Comité tendrá la facultad de retirar a los participantes a los eventos por comportamientos indebidos.
m) Las demás funciones que expresamente delegue la Junta Directiva.
ARTICULO 10º. Los miembros del Comité a quienes se les delegue una responsabilidad específica en torno de una actividad, deberán responder ante éste por la ejecución de la misma y si no cumplieren su cometido, por causas imputables a él, se solicitará por parte de los restantes miembros, a la Junta Directiva que sea relevado de su cargo y se nombre su reemplazo.
Igualmente se procederá como indica el inciso anterior, cuando un miembro del Comité deje de asistir a tres (3) sesiones continuas sin causa justificada o a juicio del Comité.
SUJETOS DEL SERVICIO DE BIENESTAR SOCIAL
ARTICULO 11º. Son sujetos del servicio de bienestar social las siguientes personas inscritas en la base de datos del Fondo:
a) Los asociados que no estén en mora.
b) Los cónyuges e hijos de los asociados.
c) Los padres y /o hermanos menores de 18 años de los(a) asociados(a) que tengan la condición de solteros sin hijos y solo uno (1) de ellos será sujeto del subsidio (si lo hubiere) que se determine para la actividad, los restantes deberán asumir el valor total de la participación.
DE LOS OBJETIVOS Y ACTIVIDADES DEL SERVICIO
ARTICULO 12º. Las actividades del servicio de bienestar social que programe el Fondo buscarán los siguientes objetivos:
a) Promover el sano esparcimiento del asociado y su familia, mediante la programación de actividades recreativas.
b) Posibilitar el bienestar físico y la salud mental de los asociados y de su grupo familiar básico.
ARTICULO 13º. El servicio de bienestar social adelantará diferentes actividades para el cumplimiento de su objetivo, de acuerdo a la siguiente clasificación:
a) Actividades Recreativas
b) Actividades Deportivas
c) Actividades Culturales
d) Actividades de Bienestar
e) Actividades Turísticas
PARÁGRAFO: El Fondo adelantará en forma prioritaria aquellas actividades que por haberse desarrollado tradicionalmente se han institucionalizado por contar con una amplia acogida y participación.
Programará igualmente actividades de corta duración, que reúnen un número importante de asociados, cuyo objetivo fundamental será favorecer la integración de la familia.
RECURSOS ECONÓMICOS
ARTICULO 14º. Los costos que demande la programación de los servicios de bienestar social desarrollados por el Fondo se causarán con los siguientes conceptos:
a) El porcentaje correspondiente a los excedentes que la Asamblea de Delegados apruebe para el Fondo de Recreación.
b) Con apropiaciones que efectúe la Junta Directiva dentro del ejercicio económico y con cargo a la cuenta que el citado órgano disponga.
c) Valores que cancelen los Asociados por las actividades.
DE LAS OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS
ARTICULO 15º. Los usuarios del servicio de bienestar social que por iniciativa propia se inscriban en los programas y actividades que adelanta el Fondo, tendrán la obligación de conocer la programación y asistir a la totalidad de las sesiones, en el horario y fecha señaladas por el Comité. Si el usuario inscrito no asiste a la actividad asumirá el valor total que el Fondo haya cancelado por cada participante.
ARTICULO 16º. Los asociados del Fondo deberán responder por el comportamiento de sus familiares o acompañantes a los eventos que se realicen dentro de la misma, lo cual implica que responderá por los daños y perjuicios que cause a terceros.
ARTICULO 17º. La participación de los asociados del Fondo y su grupo familiar es personal e intransferible, por tanto, no se pueden enviar delegados a las actividades organizadas por el Comité de Recreación.
BALANCE SOCIAL
El Comité de Recreación debe presentar a la Junta Directiva un informe detallado por escrito del Balance Social de cada una de las actividades desarrolladas, así mismo debe presentar a la Asamblea General de Delegados el Balance Social general de todas las actividades realizadas. Igualmente, la inversión o gasto económico causado en su realización.
El presente reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva y debe ser entregado a cada uno de los integrantes del Comité interno de Recreación para su conocimiento y demás fines pertinentes.
Este reglamento fue aprobado con el voto favorable de la totalidad de los miembros de la Junta Directiva, sin votos en contra o abstenciones en la reunión llevada a cabo el día (15) de diciembre del año dos mil dieciocho (2018).
El presente Reglamento deroga todas las disposiciones que le sean contrarias o equivalentes.
MARISOL ARIAS S. OSWALDO CANTOR
Presidente Junta Directiva Coordinador Comité de
Recreación
ANGELA HERNANDEZ G.
Secretaria Junta Directiva
REGLAMENTO COMITÉ DE EDUCACIÓN DEL FONDO DE EMPLEADOS DE COPIDROGAS “FECOPI”
ARTICULO PRIMERO: MARCO CONCEPTUAL: La educación cooperativa se desarrollará como una actividad permanente en la Entidad y se fundamentará en los principios cooperativos universalmente aceptados; se apoyará en las propias realidades del grupo social que conforma el Fondo, propenderá por el desarrollo de valores humanos esenciales para crear en las personas actitudes de cooperación, solidaridad, ayuda mutua y participación democrática y para que, con base en ella, puedan los Asociados conocer sus derechos, sus obligaciones y contribuir al progreso del Fondo y al mejoramiento de las condiciones sociales, culturales y económicas de cada uno de ellos a través de su propia organización.
Para la ejecución del Programa de Educación se crea el Comité de Educación de FECOPI. Este Comité tiene el carácter de organismo auxiliar de la Junta Directiva, ante el cual será responsable de la labor educativa.
El Comité de Educación, es el organismo que tendrá a su cargo la orientación, promoción, coordinación y evaluación de las actividades educativas y programas que tengan como propósito la participación democrática en el funcionamiento de Fondo de Empleados.
ARTICULO SEGUNDO: OBJETIVOS:
Los objetivos del Comité de Educación están encaminados a:
1. Formar Asociados consientes de la ideología, práctica y características de la solidaridad y la ayuda mutua como instrumento para mejorar su calidad de vida.
3. Inculcar en los asociados premisas que les permita pensar, sentir y actuar solidariamente, no solamente en sus relaciones como asociados de Fecopi, sino además en sus relaciones de trabajo, familia y comunidad.
ARTICULO TERCERO: FUNCIONES DEL COMITÉ: El Comité de Educación tendrá las siguientes funciones:
a. Elaborar anualmente un Proyecto del Programa y Presupuesto Anual, el cual será sometido a estudio y aprobación por parte de la Junta Directiva, y estará sometido a los ajustes que la Junta Directiva considere convenientes
b. Realizar investigaciones tendientes a conocer las necesidades en materia educativa por parte de los Asociados de “FECOPI” y sus familiares.
c. Estimular la participación de los asociados en todas las actividades educativas de Fecopi.
d. Designar y coordinar la realización del Programa Educativo Anual y la aplicación del presupuesto.
e. Informar trimestralmente a la Junta Directiva sobre la materia del programa educativo y las recomendaciones o solicitudes que estime necesarias para garantizar su efectividad y cumplimiento.
f. Crear y mantener un medio de información y de formación de FECOPI para entregarlo periódicamente a sus Asociados y al potencial.
g. Llevar un registro ordenado de las actividades que realice FECOPI en materia educativa así como de las personas que participan en ellas y evaluar dichas actividades.
h. Coordinar la adquisición del material educativo o informativo de interés para el Fondo y para sus asociados, mediante una labor de comunicación y de intercambio con entidades del sector cooperativo.
i. Propiciar la realización de eventos que promuevan la cooperación, la cultura, la recreación, tanto para los Asociados como para la Comunidad en General, con el criterio de que el Fondo tenga una presencia real y efectiva y contribuya al mejoramiento de la comunidad.
j. Participar en actividades conjuntas con otras entidades del movimiento cooperativo, especialmente con aquellas cuyos objetivos sean similares a los del Fondo.
k. Colaborar en actividades que determine el Gobierno Nacional y conforme a reglamentación que el mismo expida.
ARTICULO CUARTO: CONFORMACIÓN, PERIODO Y DIGNATARIOS DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN: El Comité de Educación estará conformado como mínimo por tres (3) asociados del Fondo, uno de los cuales deberá ser integrante de la Junta Directiva para efectos de facilitar la coordinación y la evaluación de sus labores.
El período del Comité será de dos (2) años contado a partir de la fecha de su nombramiento, sin perjuicio que pueda ser reelegido o removido parcial o totalmente. El comité designará de entre sus miembros un secretario.
ARTICULO QUINTO. Para ser miembro del Comité de Educación se requiere:
1. Ser Asociado hábil.
2. Gozar de la confianza y credibilidad del resto de Asociados.
3. Tener voluntad de servicio.
4. Acatar las normas vigentes.
5. Compromiso de asistir a todas las reuniones programadas.
ARTÍCULO SEXTO: SUBCOMITÉS Y COLABORADORES: El Comité de Educación podrá organizar sub.-Comités para labores específicas, los cuales funcionarán con otros asociados, personas o entidades que en un momento determinado puedan aportar su colaboración personal o institucional para determinadas actividades de FECOPI.
ARTÍCULO SEPTIMO. Para el mejor cumplimiento de sus objetivos, el comité de educación contará con un Presidente, un vicepresidente y un secretario.
ARTÍCULO OCTAVO: Son funciones del Presidente:
1. Convocar y presidir las reuniones.
2. Coordinar y organizar las actividades del Comité.
3. Asignar tareas a los demás miembros del Comité con el fin de alcanzar los objetivos propuestos y garantizar el trabajo en equipo.
4. Presentar el orden del día para cada reunión.
5. Presentar y sustentar el programa y el presupuesto ante los organismos pertinentes.
6. Presentar el informe de las distintas actividades realizadas a la Junta Directiva y al Comité de Control Social.
7. Orientar, coordinar, supervisar el trabajo asignado a los miembros del Comité.
8. Verificar que se cumplan las normas del presente reglamento, la ley y el estatuto.
9. Responder por los mandatos de la Asamblea General, la Junta Directiva y la entidad de gobierno pertinente.
10. Firmar las Actas y los comunicados oficiales.
11. Otras que le correspondan a la naturaleza de su cargo.
ARTÍCULO NOVENO: Son funciones del Vicepresidente:
1. Reemplazar en sus funciones al Presidente en sus ausencias temporales o definitivas.
2. Colaborar en la presentación y sustentación del programa y el presupuesto.
3. Las demás que le correspondan a la naturaleza del cargo.
ARTICULO DECIMO. Son funciones del Secretario:
1. Responder por el archivo del comité procurando que se mantenga ordenado y debidamente clasificado.
2. Elaborar las actas de cada reunión.
3. Presentar la correspondencia recibida y ocuparse de todo lo concerniente a las comunicaciones del Comité.
4. Organizar con el funcionario encargado, lo concerniente a la logística de las diferentes actividades educativas, así como a la respectivas convocatorias.
5. Llevar el libro de actas actualizado y enviar copias de las mismas a los organismos o entidades cuando este sea el caso.
6. Firmar las actas y comunicados oficiales.
7. Otras que le correspondan a la naturaleza de su cargo.
ARTICULO DECIMO PRIMERO: CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA: El Programa de Educación deberá reunir las siguientes características:
a. Deberá contener aspectos teóricos y prácticos referentes a la parte Cooperativa y en particular a los objetivos propios de FECOPI.
b. Deberá contener además aspectos de tipo social y cultural que interesen tanto a sus asociados como a sus familias.
c. Guardará concordancia con los planes de FECOPI a corto y mediano plazo, a fin de que el programa educativo sea un punto de apoyo para la ejecución de dichos planes.
e. El programa deberá presentarse con señalamiento de metas y con un plan que indique las labores a realizar, sus responsables, el plazo para realizarlas y los medios a utilizar.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO: El Comité de Educación sesionará ordinariamente una vez cada dos mes y extraordinariamente cuando lo estime conveniente por derecho propio o por convocatoria de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal, el Comité de Control Social, la entidad del gobierno autorizada, o la Gerencia.
PARÁGRAFO 1. En su primera reunión, se nombrarán a sus dignatarios y se establecerá el calendario de las reuniones ordinarias.
PARÁGRAFO 2. En las reuniones se tendrán en cuenta, entre otros los siguientes puntos:
1. Planear la ejecución de actividades.
2. Asignar tareas.
3. Revisar presupuesto y programa.
4. Evaluar el desarrollo de las actividades.
5. Preparar los informes que se requieran.
6. Recibir y analizar las propuestas o sugerencias de los asociados, Junta Directiva gerencia u otro organismo y darle el curso correspondiente.
ARTÍCULO DECIMO TERCERO. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias deberá hacerse por escrito, en forma personalizada, por carta ó correo electrónico, a cada uno de los miembros indicando por lo menos la fecha, el lugar, la hora y temas a tratar en cada reunión.
PARÁGRAFO: Las reuniones ordinarias deberán ser citadas mínimo con dos días hábiles de antelación, las extraordinarias se podrán citar mínimo con un día hábil de antelación.
ARTÍCULO DECIMO CUARTO. Todos los integrantes del Comité se responsabilizan de asistir a las reuniones convocadas.
ARTÍCULO DECIMO QUINTO. Las decisiones del Comité se tomaran por unanimidad, con la participación de al menos la mitad más uno de los miembros principales.
PARÁGRAFO: Cuando no se cuente con la participación de todos los miembros principales, las decisiones podrán ser tomadas con la asistencia de un principal y tres suplentes.
ARTÍCULO DECIMO SEXTO. De toda reunión, se levantará un acta escrita haciendo una relación fiel de todo lo sucedido en la reunión
ARTICULO DECIMO SEPTIMO: CONFORMACIÓN DEL PRESUPUESTO: Para el presupuesto de educación se podrán asignar los recursos así:
a. Con el porcentaje de los excedentes del ejercicio que destine para tal fin la Asamblea General de delegados.
b. Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el Fondo de Educación.
c. Multas establecidas en el incumplimiento de los programas educativos que adelante FECOPI.
d. Con los aportes o contribuciones de los Asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo.
e. Con donaciones o auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de educación.
f. Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente con destino al fondo de Educación.
ARTICULO DECIMO OCTAVO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO: Para la ejecución del programa se contará con los recursos económicos asignados mediante un presupuesto educativo anual, que Aprobará la Junta Directiva con base en el Proyecto que le presentará el Comité de Educación. El Presupuesto deberá ser aprobado en el 1° trimestre de cada año para garantizar su ejecución completa en el respectivo período anual.
ARTICULO DECIMO NOVENO: DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO: El Presupuesto deberá indicar en forma global la suma que ha de aplicarse a educación cooperativa y a educación social, y en forma detallada a partidas asignadas para cada actividad particular dentro de estas dos áreas generales.
ARTICULO VIGESIMO: GASTOS QUE PUEDEN SER SUFRAGADOS CON CARGO AL FONDO DE EDUCACIÓN: De conformidad con la Ley y la Directiva conjunta No. 31 del 7 de julio del 2000 y Circular Básica Jurídica No 007 de Abril 14 de 2003, los ámbitos que comprende la educación solidaria, se concretarán en las siguientes actividades:
a. Cursos presénciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asistentes a dichos eventos.
b. Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas, compra de boletines, suscripciones a Portafolio que tengan por objetivo la formación y capacitación de sus lectores.
c. Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como cintas magnéticas de grabación, películas, discos, software académicos, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios,
d. Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo, que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios, consagrados por la entidad solidaria o que contribuyan a la actividad económica relacionada con el respectivo organismo solidario, siempre que se ajusten a los principios de la filosofía del sector solidario.
e. Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar a las entidades de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este evento el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares propias de cada entidad y el monto de los recursos destinados a la educación.
f. Pagos con destino a la educación formal en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO VIGESIMO PRIMERO: El comité de Educación dispondrá de los Fondos asignados mediante nota dirigida a la Gerencia indicando la aplicación que se les darán, a fin de que ordene los gastos respectivos o los trámites que sean necesarios. Cuando se provean dineros al Comité de Educación deberá presentarse justificación de los mismos con facturas, comprobantes y/o los soportes necesarios, acompañados de relación suscrita por los miembros del Comité en forma inmediata a la realización de la actividad para la cual se suministraron.
ARTÍCULO VIGESIMO SEGUNDO: LIMITACION DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE EDUCACIÓN: Todos los beneficios que se otorguen por medio del Comité de Educación estarán condicionadas en su cuantía y desembolso a la disponibilidad y existencia de recursos que posea el comité. En ningún caso y bajo ninguna circunstancia habrá lugar a que los Asociados, puedan exigirlos en forma obligatoria a FECOPI. El Fondo sólo puede otorgar beneficios si existen medios para hacerlo, de conformidad con las destinaciones aprobadas. Sobre dicho particular el Asociado no podrá interponer recurso alguno.
Este reglamento fue aprobado con el voto favorable de la totalidad de los miembros de la Junta Directiva, sin votos en contra o abstenciones en la reunión llevada a cabo el día (15) de diciembre del año dos mil dieciocho (2018).
El presente Reglamento deroga todas las disposiciones que le sean contrarias o equivalentes.
MARISOL ARIAS ANGELA HERNANDEZ
Presidente Junta Directiva Secretaria Junta Directiva
LILIANA ARANGO BOCANAGRA
Gerente
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE COOPIDROGAS “FECOPI”
POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA
La junta Directiva del Fondo de Empleados de Coopidrogas, en cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias y particularmente de las establecidas en Circular Básica Contable y Financiera 004 de 2008.
CONSIDERANDO:
1. Que para el Fondo de Empleados se hace necesario contar con un proceso para llevar a cabo la Evaluación de la Cartera de Créditos de Asociados que permita identificar, medir, monitorear y controlar los riesgos inherentes a la actividad financiera y proteger de esta manera el patrimonio de la entidad contra los efectos de una eventual ocurrencia de estos.
ACUERDA:
ARTICULO 1: CREACIÓN, NATURALEZA Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ
Este comité será designado por el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, con un mínimo de tres (3) y un máximo de cinco (5) personas, estará conformado por un directivo y funcionarios o asociados que tengan conocimientos técnicos sobre la materia (diferentes de los integrantes del comité de crédito), verificando en todo caso que cumplan condiciones de idoneidad personal o profesional y éticamente responsables.
ARTICULO 2: FUNCIONES DEL COMITÉ
Cumpliendo lo dispuesto en el numeral 3 del capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera 0013 de 2003 el Comité Interno de Evaluación de Cartera tiene como objeto, evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de créditos, de acuerdo con los criterios enumerados en el Artículo 4 del presente reglamento, introduciendo las modificaciones del caso en las respectivas calificaciones y provisiones cuando haya nuevos análisis o información que justifique dichos cambios.
Entre sus funciones están:
1. Elegir entre sus miembros por acuerdo unánime entre ellos un presidente, quien convocara a las reuniones con una antelación de tres días, coordinara las actividades y presidirá las reuniones; un secretario que será el encargado de llevar las actas del comité y un vocal que reemplazara al presidente o al secretario en caso de ausencia temporal.
2. Reunirse cuando el presidente del comité los convoque.
3. Evaluar semestralmente el riesgo de la cartera de créditos de conformidad con los criterios señalados en las resoluciones emitidas por la Superintendencia de Economía Solidaria.
4. Analizar y verificar la actualización de la calificación de los créditos por nivel de riesgo.
5. Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos.
6. Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas para la atención de la respectiva obligación.
7. Verificar la constitución de garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico.
8. Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación.
9. Verificar las acciones de cobro y el estado de procesos de cobranza.
10. Elaborar y suscribir el acta de cada reunión dejando constancia de esta, de los resultados y recomendaciones que se estimen convenientes debidamente firmada por el presidente y el secretario.
11. Presentar informes semestrales a la Junta Directiva con los resultados de las evaluaciones de la cartera de crédito.
12. Conservar el archivo de los documentos relacionados con las evaluaciones realizadas.
13. Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito.
ARTICULO 3: QUORUM Y DECISIONES
Para sesionar y tomar decisiones, o emitir pronunciamiento con plena validez, es necesaria la asistencia de por lo menos dos (2) de los miembros del comité, por norma general, todas las decisiones o acuerdos se adoptarán por consenso de sus miembros. No obstante, si en algún caso no fuere posible lograrlo, se efectuará votación. En caso de efectuarse la reunión con asistencia de solamente dos (2) de sus miembros se requiere unanimidad.
ARTICULO 4: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Las entidades a que se refiere la circular evaluaran la cartera de créditos con base en los siguientes criterios:
a. Capacidad de pago. Se actualizará y verificará que el deudor mantenga las condiciones particulares que presentó al momento de otorgarle el crédito, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes.
En el caso de proyectos financiados, se evaluarán además variables sectoriales y externalidades que afecten el normal desarrollo de estos.
b. Solvencia del deudor. Se actualizará y verificará a través de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. En el caso de los bienes inmuebles se debe solicitar la información de si estos se encuentran afectados con alguna de las garantías limitantes del dominio establecidas en el Código Civil.
c. Garantías. Se evaluará su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas y su valor comercial utilizando para el efecto estudios técnicos existentes en el mercado, realizados por personas o entidades idóneas. Con base en estos criterios, las organizaciones solidarias harán, la actualización del valor comercial de las garantías con una periodicidad anual.
d. Servicio de la deuda. Se evaluará el cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las cuotas (capital e intereses) o instalamentos;
entendiéndose como tales, cualquier pago derivado de una operación activa de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada.
e. El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y la naturaleza de la
respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación.
f. Consulta proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la
organización solidaria vigilada.
ARTICULO 5: EVALUACION DE CARTERA DE CREDITOS
En los siguientes casos, la periodicidad con la que debe hacerse esta evaluación y eventual recalcificación será obligatoria:
1. La evaluación del riesgo crediticio de los créditos que incurran en mora de más de 30 días después de haber sido reestructurados.
2. En el caso de los créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los créditos otorgados a una misma persona exceda los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las entidades deberán efectuar las evaluaciones, como mínimo en los meses de mayo y noviembre y sus resultados se registrarán al corte del ejercicio de los meses de junio y diciembre respectivamente.
Las evaluaciones se deberán mantener a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, durante la vigencia de los créditos, la información que acredite y justifique los cambios de la calificación de un deudor a una de menor riesgo.
Si los resultados del cambio en la calificación dieran lugar a provisiones adicionales, estas deberán hacerse de manera inmediata.
Las evaluaciones de la cartera de créditos deberán presentarse la siguiente reunión de la junta directiva.
ARTICULO 6: CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA
Sin prejuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revisar las clasificaciones, calificaciones y provisiones que, de acuerdo con las normas previstas en la Circular Básica Contable y Financiera 0013 de 2003, realice cada una de las entidades, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto.
ARTICULO 7: CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Tanto las actuaciones del Comité como órgano colegiado, como las de cada uno de sus integrantes, las decisiones que se adopten, la información a que tengan acceso y de la cual tengan conocimiento por razón de su función, son de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no puede ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios del fondo.
ARTICULO 8: ACLARACION DE DUDAS
Si se presentan dudas en la interpretación de este reglamento, o en su aplicación, que pueda ocasionar dificultad para el normal funcionamiento del Comité Evaluador de Cartera, estas serán sometidas al concepto de la Junta Directiva, para lo cual se le formulara la solicitud respectiva por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente de la Junta Directiva. En todo caso se tomará en cuenta las normas vigentes en especial las que guarden relación con la Circular Básica Contable y Financiera 0013 de 2003 en el capítulo II que da origen al presente Reglamento.
ARTICULO 9: VIGENCIA Y DIVULGACIÓN DEL REGLAMENTO
El presente reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva y debe ser entregado a cada uno de los integrantes del Comité interno de Evaluación de Cartera para su conocimiento y demás fines pertinentes.
Este reglamento fue aprobado con el voto favorable de la totalidad de los miembros de la Junta Directiva, sin votos en contra o abstenciones en la reunión llevada a cabo el día (15) de diciembre del año dos mil dieciocho (2018).
El presente Reglamento deroga todas las disposiciones que le sean contrarias o equivalentes.
MARISOL ARIAS S. WILLIAM AVILA VARGAS
Presidente Junta Directiva Coordinador Comité Evaluador C de Cartera
ANGELA HERNANDEZ G.
Secretaria Junta Directiva.
